Zásady ochrany osobních údajů

Úvod

Tyto Zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jakým způsobem jsou v rámci služby ComfortRent. by Comfort Driver získávány, používány, uchovávány a chráněny osobní údaje zákazníků a dalších uživatelů služby.

Účinné od 1. 8. 2026.

I. Správce osobních údajů

Provozovatelem platformy ComfortRent. a správcem osobních údajů v rozsahu popsaném v těchto zásadách je Kozam group, s.r.o., IČO 23738154, se sídlem Příčná 1892/4, 110 00 Praha 1 – Nové Město, datová schránka y9ad4g9.

E-mail pro ochranu osobních údajů: rent@comfortdriver.cz.

ComfortRent. je elektronická platforma umožňující zejména rezervaci, pronájem nebo výpůjčku vozidel a příslušenství.

II. Role ComfortRent. a poskytovatelů vozidel

Některá vozidla nebo příslušenství nabízená prostřednictvím ComfortRent. mohou být vlastněna nebo poskytována jinými osobami než společností Kozam group, s.r.o. Zákazník bude před uzavřením konkrétní smlouvy informován, kdo je Poskytovatelem daného vozidla nebo příslušenství.

Kozam group, s.r.o. zpracovává osobní údaje zejména v souvislosti s provozem platformy, registrací uživatelů, správou rezervací, elektronickou smluvní dokumentací, ověřováním zákazníků, předáním a vrácením vozidla, správou plateb a kaucí a ochranou platformy a právních nároků.

Konkrétní Poskytovatel vozidla může být samostatným správcem osobních údajů, které potřebuje pro uzavření a plnění smlouvy se zákazníkem, ochranu svého majetku, řešení škod, pojistných událostí nebo plnění svých zákonných povinností.

Pokud bude Kozam group, s.r.o. ve vztahu ke konkrétnímu zpracování vystupovat pouze jako zpracovatel pro jiného správce, bude zpracování upraveno odpovídajícím smluvním vztahem.

III. Zásady zpracování

Osobní údaje zpracováváme zákonně, korektně a transparentně, pouze pro stanovené účely, v přiměřeném rozsahu a po nezbytnou dobu. Dbáme na přesnost údajů, jejich integritu, důvěrnost a zabezpečení. Shromažďujeme pouze údaje přiměřené a nezbytné pro konkrétní účel.

IV. Jaké osobní údaje zpracováváme

Podle způsobu používání služby můžeme zpracovávat zejména:

• Identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště, telefon, e-mail, případně státní příslušnost, je-li nezbytná, a identifikace zákaznického účtu.
• Údaje z dokladů totožnosti: nezbytné údaje z občanského průkazu, cestovního pasu nebo jiného akceptovaného dokladu, zejména pro ověření totožnosti.
• Údaje z řidičského průkazu: jméno, datum narození, číslo řidičského průkazu, skupiny oprávnění, datum vydání a platnosti a případně stát vydání.
• Údaje o rezervacích a smlouvách: rezervovaný předmět, Poskytovatel, doba a místo pronájmu nebo výpůjčky, cena, kauce, doplňkové služby a údaje obsažené ve smluvní dokumentaci.
• Elektronický podpis a související technické údaje o podpisovém procesu.
• Fotodokumentace vozidla při převzetí a vrácení, zejména karoserie, kol, pneumatik, skel, interiéru, tachometru, stavu paliva či nabití, příslušenství a poškození, včetně vazby na rezervaci, vozidlo, zákazníka, datum a čas.
• Platební údaje v nezbytném rozsahu, zejména částka, datum, identifikátor transakce a údaje potřebné pro vrácení kauce. Úplné údaje platební karty zpravidla zpracovává poskytovatel platebních služeb.
• Údaje o škodách, pojistných událostech a přestupcích, včetně fotografií, protokolů, servisní dokumentace a komunikace s oprávněnými subjekty.
• GPS a telematické údaje podle konkrétního zařízení, zejména poloha vozidla, historie polohy, datum a čas, pohyb vozidla, stav zabezpečení a technické či provozní události.

V. Ověření totožnosti a doklady

ComfortRent. potřebuje před předáním vozidla spolehlivě ověřit totožnost zákazníka a u řidiče také existenci příslušného řidičského oprávnění.

Ověření může probíhat prostřednictvím mobilní aplikace. Aplikace může zákazníka vyzvat k nasnímání dokladu za účelem kontroly jeho platnosti, získání nezbytných identifikačních údajů, porovnání údajů s registrací a prevence podvodného jednání.

ComfortRent. dodržuje zásadu minimalizace údajů. Pokud pro konkrétní účel není nezbytné uchovávat kompletní obraz dokladu, bude po úspěšném ověření uchován pouze nezbytný rozsah údajů a záznam o úspěšném ověření.

Kompletní obraz dokladu pořízený pouze za účelem ověření bude po dokončení ověření automaticky odstraněn, nejpozději po uplynutí krátké technicky nezbytné lhůty, není-li dán jiný samostatný právní důvod k jeho uchování.

Pokud by bylo v konkrétním případě požadováno uchování úplné kopie dokladu na základě souhlasu zákazníka, bude tento souhlas vyžádán samostatně, srozumitelně a dobrovolně.

VI. Účely a právní základy zpracování

• Registrace a správa účtu, rezervace, uzavření a plnění smlouvy: plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením.
• Ověření totožnosti a řidičského oprávnění: plnění smlouvy, opatření před uzavřením smlouvy a v přiměřeném rozsahu oprávněný zájem na ochraně majetku a prevenci podvodu.
• Elektronické podepisování: plnění smlouvy a oprávněný zájem na prokázání vzniku a obsahu právního vztahu.
• Fotodokumentace vozidla: plnění smlouvy a oprávněný zájem na dokumentaci stavu vozidla, ochraně majetku a právních nároků.
• GPS a telematika: oprávněný zájem Správce nebo Poskytovatele na ochraně vozidla před odcizením, lokalizaci odcizeného vozidla, řešení neoprávněného užívání, mimořádných a škodních událostí a ochraně právních nároků.
• Účetnictví a daňová evidence: plnění právních povinností.
• Škody, pojistné události a přestupky: plnění smlouvy, právních povinností a oprávněný zájem na ochraně a uplatňování právních nároků.
• Marketing: souhlas, pokud je souhlas pro dané zpracování vyžadován. Marketingový souhlas není podmínkou registrace ani pronájmu.

VII. Oprávněné zájmy

Oprávněné zájmy zahrnují zejména ochranu vozidel a jiného majetku, prevenci podvodů, zabezpečení platformy, dokumentaci stavu vozidla, prevenci a řešení neoprávněného používání, ochranu právních nároků a obranu proti neoprávněným nárokům. Při použití oprávněného zájmu posuzujeme, zda nad tímto zájmem nepřevažují práva a svobody zákazníka.

VIII. GPS a telematika

Zákazník je před převzetím informován, že konkrétní vozidlo může být vybaveno lokalizačním nebo telematickým systémem. GPS systém může být aktivní po celou dobu pronájmu.

Samotná existence GPS neznamená, že zaměstnanec ComfortRent. nebo Poskytovatele průběžně sleduje pohyb zákazníka. K údajům může být přistupováno zejména při podezření na odcizení, nevrácení vozidla, neoprávněné užívání, bezpečnostním incidentu, škodní události nebo potřebě ochrany právního nároku.

Přístup je omezen na oprávněné osoby. Lokalizační údaje nejsou používány k marketingovému profilování zákazníka.

Běžná historie GPS polohy a telematických údajů je uchovávána maximálně 90 dnů od zaznamenání. Po uplynutí této doby je automaticky odstraněna nebo anonymizována, není-li dán konkrétní důvod pro další uchování.

Delší uchování relevantní části dat je možné zejména při odcizení nebo pokusu o odcizení, nevrácení vozidla, dopravní nehodě, poškození vozidla, podezření na neoprávněné užívání, pojistné události, správním, soudním nebo trestním řízení či při určení, výkonu nebo obhajobě právního nároku.

IX. Komu můžeme údaje předávat

Podle konkrétní situace mohou být údaje zpřístupněny nebo předány zejména Poskytovateli konkrétního vozidla nebo příslušenství, poskytovatelům IT infrastruktury, hostingu a cloudových služeb, platebních služeb, elektronického podpisu, GPS či telematiky, účetním a daňovým poradcům, pojišťovně, asistenční společnosti, servisu, opravně, odtahové službě, právním zástupcům, Policii ČR, obecní policii, správním orgánům, soudům, orgánům činným v trestním řízení a zahraničním oprávněným orgánům.

Údaje nejsou prodávány třetím osobám.

X. Poskytovatel konkrétního vozidla

Pokud je vozidlo poskytováno jiným subjektem než Kozam group, s.r.o., budou tomuto Poskytovateli zpřístupněny pouze údaje potřebné zejména pro uzavření a plnění smlouvy, identifikaci zákazníka, předání a vrácení vozidla, řešení plateb a škod, ochranu vozidla a splnění právních povinností. Identita Poskytovatele bude zákazníkovi známa před uzavřením konkrétní smlouvy.

XI. Pojišťovny a asistenční služby

Při pojistné nebo asistenční události mohou být potřebné údaje předány příslušné pojišťovně, asistenční společnosti, likvidátorovi pojistné události, servisu nebo odtahové službě. Předávají se pouze údaje nezbytné pro řešení konkrétní události.

XII. Předávání údajů mimo EU/EHP

Primárně usilujeme o zpracování osobních údajů v EU/EHP. Někteří technologičtí poskytovatelé však mohou zpracovávat údaje také mimo EU/EHP. Pokud k takovému předání dochází, bude provedeno pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiného mechanismu povoleného GDPR.

XIII. Doba uchování údajů

Osobní údaje neuchováváme déle, než je nezbytné. Standardně používáme následující retenční pravidla; delší uchování je možné, pokud probíhá spor, škodní či pojistná událost, správní nebo soudní řízení nebo existuje jiný právní důvod.

XIV. Zabezpečení osobních údajů

ComfortRent. přijímá přiměřená technická a organizační opatření, zejména řízení přístupových oprávnění, autentizaci uživatelů, zabezpečenou komunikaci, šifrování tam, kde je přiměřené, evidenci přístupů, zálohování, oddělení uživatelských rolí, aktualizace systémů a postupy pro řešení bezpečnostních incidentů.

Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej potřebují k plnění svých pracovních nebo smluvních povinností.

XV. Automatizované rozhodování

ComfortRent. standardně neprovádí automatizované individuální rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky ve smyslu čl. 22 GDPR pouze na základě automatizovaného zpracování. Pokud by takový mechanismus byl zaveden, budou před jeho použitím poskytnuty odpovídající informace.

XVI. Práva zákazníka

Za podmínek GDPR máte zejména právo na přístup k osobním údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost, pokud jsou splněny zákonné podmínky.

Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace.

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Právo na výmaz není absolutní. Údaje mohou být dále uchovávány zejména tehdy, je-li to nutné ke splnění právní povinnosti nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

XVII. Jak uplatnit svá práva

Žádosti týkající se ochrany osobních údajů můžete zasílat na rent@comfortdriver.cz nebo prostřednictvím datové schránky y9ad4g9.

V případě důvodných pochybností o totožnosti žadatele můžeme přiměřeným způsobem požádat o ověření totožnosti. Žádosti vyřizujeme v zákonných lhůtách.

XVIII. Žádost o výmaz údajů

Žádost o výmaz lze zaslat na rent@comfortdriver.cz. Po jejím obdržení posoudíme, zda jsou splněny podmínky pro výmaz.

Některé údaje nelze odstranit okamžitě, pokud je potřebujeme například ke splnění zákonné povinnosti, pro účetnictví nebo daňovou evidenci, řešení existující škody či pojistné události, probíhající správní nebo soudní řízení nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

XIX. Stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že osobní údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Tím není dotčeno vaše právo obrátit se nejprve na ComfortRent. prostřednictvím rent@comfortdriver.cz.

XX. Marketing

Marketingová komunikace je oddělena od samotného používání služby. Pokud je vyžadován marketingový souhlas, je zákazníkovi předložen samostatně.

Neudělení marketingového souhlasu nemá vliv na možnost vytvořit účet nebo rezervovat vozidlo. Souhlas lze kdykoliv odvolat.

XXI. Změny těchto zásad

Tyto Zásady mohou být aktualizovány zejména při změně služby, technologií, právních předpisů nebo zapojení nových kategorií Poskytovatelů či zpracovatelů. Aktuální verze bude dostupná prostřednictvím webu ComfortRent. a případně mobilní aplikace. U významných změn může být zákazník vhodným způsobem upozorněn.

XXII. Kontakt

ComfortRent. by Comfort Driver — Kozam group, s.r.o., Příčná 1892/4, 110 00 Praha 1 – Nové Město, IČO 23738154, e-mail rent@comfortdriver.cz, datová schránka y9ad4g9.

V Hradci Králové dne 1. 8. 2026.